Hinweis: Weitere Informationen zu den BG-Rechnungen finden sie hier. Zur VBG und DLDB Schnittstelle hier.
Für Anbieter von Erste-Hilfe-Kursen ist der Umgang mit dem BG-Formular aufwendig. Für die Abrechnung mit der BG muss das ausgefüllte BG-Formular vorliegen. Diesen Prozess können wir maßgeblich verbessern.
Automatische Erstellung des BG Abrechnungsformulars bei der Anmeldung:
Bereits mit der automatischen Mail nach der Anmeldung wird das BG-Formular erstellt und dieser Mail als Anlage beigefügt. Dabei werden alle Felder gefüllt und auch die Teilnehmernamen eingefüllt.
Was müssen Sie tun, damit es aktiv wird.
Das Verfahren wird durch Optionen eingeschaltet und gesteuert
Einen Überblick über die verwendeten Optionen:
- Geben Sie für die Option SeminaranmeldungAttachmentsBG true ein. Zu tun unter System/Optionen
- Damit im BG-Formular das Kreuz zur Kursart gesetzt werden kann, muss FOBI24 noch wissen, welcher Kurs es ist. Wählen Sie deshalb im Kurs die Kursart aus. Dieses ist auch wichtig, wenn Sie die BG-Nummern über die Schnittstelle zur VBG automatisch holen möchten.
Die Registriernummer des Lehrgangs wird über die Schnittstelle mit der VBG automatisch geholt. Das passiert sofort beim Einfügen eines neuen Kurstermins. Sollte der Kurs(typ) erst später geändert worden sein oder aus anderen Gründen noch keine Registriernummer vorhanden sein, dann wird diese auch bei einer Änderung eines Kurstermins automatisch geholt. Neukunden sollten deshalb vorhandene Registriernummern von Lehrgängen schon vor Zuordnung des VBG-Typs eintragen, da ansonsten neue Nummern generiert werden. Im Abrechnungsformular der BG wird durch diese Auswahl das Kreuz automatisch gesetzt:
Die Kennziffer Ihrer Ausbildungsstelle ist in der Option AusbildungsstelleKennziffer einzutragen, damit sie im BG Abrechnungsformular gedruckt werden kann.
Zudem sollen ja nicht für alle Kursthemen die Bescheinigung ausgestellt werden. Deshalb müssen Sie zusätzlich in der Option ErsteHIlfeKursNUmmern die ID Nummern der Erste-HIlfe-Kurse eintragen.
Wie komme ich nun an die ID der Erste-Hilfe-Kursnummern?
Die Mitgliedsnummer und die BG des Teilnehmers wird in den Firmenstammdaten eingetragen und in den Stammdaten des Teilnehmers übernommen. Im Einzelfall kann beim Teilnehmer damit auch eine abweichende BG eingetragen werden. So kann dieses dann auch im BG-Abrechnungsformular mit gedruckt werden:
Zum Ort der Veranstaltung
Im Formular befindet sich das Feld "Ort des Lehrgangs. Hier bietet Ihnen FOBI24 variable Möglichkeiten an. Der Normalfall ist, dass die Veranstaltung in Ihren eigenen Räumen erfolgt. Dann wird die Anschrift aus der Tabelle Räume verwendet und eingetragen:
Es gibt jedoch oft den fall, dass der Lehrgang beim Kunden durchgeführt wird. Dann ist die Anschrift des Kunden in das Formular einzutragen. Hier wird aalso dann aus den Firmendaten im ersten Register die Anschrift verwendet:
Besonders bei großen Unternehmen ist jedoch der Veranstaltungsort nicht identisch mit dem Firmensitz. In diesem Fall können Sie die Anschrift im Kurstermin im Register "Weitere Felder" im Ort erfassen. Dieses ist als Info für den Dozenten auch wichtig. Sobald hier etwas eingetragen ist, dann wird dieser Text in das Formular eingetragen:
Sonderfall bei BGN und BGW
Die automatische Erstellung des BG-Formulars ist eine von unseren Kunden gern genutzte Funktion. Leider haben die BGN und die BGW nunmehr das Verfahren geändert und deshalb ist es hier eher problematisch, wenn das Formular ausgefüllt mitgesandt wird. Das führt zu unötigen Fragen der Kunden. Deshalb haben wir folgende Lösung realisiert:
Im Bearbeitungformular der BG (Rechnung / Berufsgenossenschaften) können Sie die Option auswählen: Kein automatisches BG-Formular. Damit wird die BG-Formular-Anlage für einen Teilnehmer dieser BG unterdrückt.
Zusätzlich gibt es bei jeder BG nun ein neues Register "Email-Anlagen". Hier können Sie Dokumente hochladen, die nur für Anmeldungen dieser BG beigefügt werden. Das könne z.B. Verfahrenshinweise für die BGN und und BGW sein. Diese werden nur dort zugefügt.
Sonderfall UK Bund & Bahn
Bei der UK Bund & Bahn muss zusätzlich eine Genehmigungsnummer eingetragen werden, die für jeden Kunden erstellt wird. Hier gibt es deshalb bei der Firma ein zusätzliches Feld für diese Nummer. Leider ist im Originalformular der VBG 2021 hierfür kein Feld vorgesehen. Deshalb haben wir auf Wunsch einiger Kunden das Formular erweiter, damit diese Nummer automatisch eingetragen werden kann.
Sonderfall UKH
Hier ist ein zusätzlicher Kontingentschein für jeden Teilnehmer zusätzlich erforderlich. Das hat jedoch keinen Einfluss auf die Felder des Formulars
Varianten des Abrechnungsformulars
Es gibt deshalb drei verschiedene Varianten des BG-Abrechnungsformulars. Sie müssen selber entscheiden, welches Formular bei Ihnen im Einsatz ist. Das aktive Abrechnungsformular muss im Downloadbereich im Ordner Listenvorlagen mit dem Namen BGFormular.pdf abgespeichert werden.
Sie erhalten von uns drei Varianten per Mail in userer Kunden info vom 20.8.2021.
- BGFormular.pdf : Dieses Formular bildet das VBG-Formular 1zu1 nach und enthält keine Erweiterungen
- BGFormluar Variante1.pdf: Hier gibt es ein zusätzliches Feld für die Genehmigungsnummer für die UK Bund & Bahn
- BGFormular Variante2.pdf: Zusätzlich zur Variante 1 gibt es noch zusätzliche textliche Ergänzungen für die UK Bund & Bahn und für die UKH (Hier ist ein zusätzlicher Kontingentschein für jeden Teilnehmer zusätzlich erforderlich)
Das Standardformular ohne Änderungen:
Variante 1:
Variante 2
